Reiscadeaukaarten zakelijk inzetten: waar je op let bij grotere aantallen

Waarom een reiscadeau het goed doet als personeelscadeau

De meeste zakelijke cadeaus verdwijnen. Een fles wijn is op, een powerbank ligt in een la. Een reiscadeau wordt bewaard tot het gebruikt wordt, en het moment dat het gebruikt wordt is doorgaans een goed moment. Dat is een groot deel van waarom het werkt.

Het tweede deel: mensen reizen verschillend. De één boekt een weekend in de Ardennen, de ander spaart het op voor een lange vlucht. Een cadeau dat die keuze openlaat, past bij een groep waarvan je de voorkeuren niet kent.

Waar bulkbestellingen op stuklopen

Levering

Bij tweehonderd fysieke kaarten is de vraag niet óf ze aankomen, maar waar. Naar één adres en zelf verdelen is meestal sneller en goedkoper dan tweehonderd losse verzendingen — maar dan moet iemand ze wel uitdelen. Bij een team dat thuiswerkt is dat precies het probleem. Digitale vouchers zijn dan praktischer, mits je de e-mailadressen correct hebt.

Timing rond feestdagen

December is de drukste periode van het jaar voor cadeaukaarten, bij elke aanbieder. Wie in de tweede week van december bestelt, concurreert met iedereen. Voor eindejaarsgeschenken is november het moment, niet december.

Geldigheidsduur

Bij een groep is dit belangrijker dan bij een individueel cadeau. Een deel van de ontvangers gebruikt de kaart binnen een maand, een deel vergeet hem tot het volgende jaar. Een korte geldigheidstermijn betekent dat een deel van je budget verdampt zonder dat er iemand blij van is geworden. De geldigheidsduur verschilt per land en staat bij TravelGift in de algemene voorwaarden — check die voordat je een grote bestelling plaatst.

Administratie

Vraag om één factuur voor de hele bestelling, niet per kaart. Klinkt vanzelfsprekend, maar niet elke aanbieder doet dat, en je financiële afdeling merkt het verschil.

Fiscale behandeling

In Nederland vallen cadeaukaarten voor personeel onder de werkkostenregeling. Hoeveel je onbelast kunt geven, hangt af van je vrije ruimte en van wat je dat jaar al hebt verstrekt. De regels en percentages veranderen periodiek, dus laat dit door je accountant of salarisadministratie toetsen voordat je de bestelling plaatst — niet erna.

Waarvoor het wél en niet werkt

Een reiscadeaukaart werkt goed bij eindejaarsgeschenken, jubilea, het afronden van een project en bij afscheid. Het werkt minder goed als directe prestatiebeloning: daarvoor is de afstand tussen prestatie en beloning te groot, en een cadeaukaart die als salariscomponent wordt ervaren verliest zijn cadeaukarakter.

Voor klantrelaties geldt iets anders. Daar is de waarde van het cadeau minder belangrijk dan of het opvalt tussen de rest. In december valt een reiscadeau op tussen de flessen wijn; in mei valt het nog meer op.

Kort samengevat

• Bestel voor eindejaar in november, niet in december.
• Kies digitaal bij een verspreid team, fysiek als er een moment van overhandigen is.
• Let op de geldigheidsduur: bij een groep gebruikt niet iedereen de kaart snel.
• Regel één factuur voor de hele bestelling.
• Laat de fiscale kant vooraf toetsen, niet achteraf.